Jak zmniejszyć koszty tłumaczeń w firmie?

Czy zlecasz wszystkie tłumaczenia tłumaczom i agencjom zewnętrznym, płacąc pełną cenę za każdy dokument, niezależnie od tego, czy stanowi on aktualizację poprzednio tłumaczonego tekstu? Jeżeli nie będziesz musiał płacić dwukrotnie za tłumaczenie tych samych zdań, możesz oszczędzić sporo pieniędzy.

Pamięci tłumaczeniowe przechowują zdania, które już były tłumaczone, a także ich przetłumaczone odpowiedniki w języku docelowym. Jeżeli na bieżąco aktualizujesz zawartość pamięci, możesz automatycznie wykorzystać treść, która została już przetłumaczona, w nowych dokumentach. W ramach rozmaitych organizacji (firm) bardzo często mamy do czynienia z ponownym wykorzystaniem treści. Rzadko tworzysz materiały zupełnie od nowa, najczęściej wprowadzasz zmiany w istniejących dokumentach. Dlatego zastosowanie pamięci tłumaczeniowych pozwala na oszczędności. Po prostu nie musisz płacić za coś, czego nie musisz tłumaczyć.

memoQ, podobnie jak inne programy wspomagające tłumaczenie, zapewnia możliwość wymiernego oszacowania oszczędności. Jeżeli masz pamięć tłumaczeniową i zestaw dokumentów, memoQ może podać Ci wielkość oszczędności. Stopień podobieństwa pomiędzy już przetłumaczonym zdaniem, a nowym zdaniem do przetłumaczenia, wyrażony jest jako procent, i określa stopień dopasowania.

Segmenty, w przypadku których memoQ ContexTM wskazuje jako identyczne w 101%, w ogóle nie wymagają sprawdzenia, chyba że pierwotne tłumaczenie było nieprawidłowe. Niestety żaden program wspomagający nie poradzi sobie z błędami w tłumaczeniu. Uwaga – wszystkie narzędzia tłumaczeniowe będą powielać błędne tłumaczenia! Dlatego najczęściej potrzebna jest uważna weryfikacja. Wówczas masz pewność, że dopasowanie wg ContexTM wskazuje prawidłowe tłumaczenie w prawidłowym kontekście, ponieważ ContexTM wskazuje dopasowania pod dwoma warunkami: identyczności zdania w dokumencie źródłowym ze zdaniem zachowanym w pamięci tłumaczeniowej oraz identyczności kontekstów. W przypadku takich segmentów istnieje możliwość uzyskania znaczących rabatów za tłumaczenia segmentów pochodzących z ContexTM – a w przypadku aktualizowanych dokumentów większość zdania będzie pochodzić właśnie z ContexTM.

Z segmentami identycznymi w 100% mamy do czynienia wówczas, gdy nowe zdanie pokrywa się ze zdaniem już przetłumaczonym, ale kontekst nie jest identyczny. W wielu przypadkach warto sprawdzić, czy dotychczasowe tłumaczenie będzie właściwe w nowym kontekście. Agencje i tłumacze często stosują w takich przypadkach duże rabaty.

Dopasowania 95-99% to zdania z niewielkimi zmianami: formatowanie, liczby, spacje bądź interpunkcja. Takie zmiany są łatwe do wprowadzenia, a więc często również możemy dostać na nie rabat. Powtórzenia poniżej 95% to tzw. segmenty o zgodności częściowej. Mamy tu do czynienia ze zmianami na poziomie słów: mogą to być wstawienia, usunięcia, lub zmiany w tekście. Agencje i tłumacze stosują w tym przypadku różne rozwiązania. Jedni dają rabat, inni nie. Należy znaleźć rozwiązanie kompromisowe, które zapewnia zarazem optymalny stosunek ceny do jakości.

memoQ posiada również szczególną funkcję określaną jako jednorodność. Pozwala ona na poznanie stopnia powtarzalności w obrębie dokumentu. Dzięki niej dowiemy się, ile powtórzeń uzyska tłumacz wykonujący zlecenie w memoQ, ale bez pamięci tłumaczeniowej. Jeżeli na przykład masz do przetłumaczenia trzy podobne instrukcje, nie ma sensu płacić pełnej ceny za każde słowo. W tym przypadku możesz posłużyć się argumentem, jakim jest jednorodność dokumentów.

Inny sposób na obniżenie stawek to dobrze opracowana baza terminologiczna, która wraz ze zleceniem przekazujesz swojemu dostawcy – agencji tłumaczeń. Jeżeli im prześlesz tłumaczenia  terminów, mniej czasu zużyją na ich wyszukanie, a ich wydajność wzrośnie.

W rzeczywistości okazuje się, że budżet na tłumaczenie w większym stopniu zależy od optymalizacji procesów niż od stawki za stronę przeliczeniową. Jeżeli masz do czynienia z regularnie aktualizowanymi dokumentami, warto zoptymalizować przepływ pracy związany z wykonaniem tłumaczenia i na bieżąco aktualizować zawartość pamięci tłumaczeniowych.

Planując budżet zlecenia tłumaczeniowego, nie wolno tracić z oczu całości obrazu, a także następujących spraw:

Czy struktura (format) przesyłanych dokumentów źródłowych mogłaby być zmieniona w sposób umożliwiający jak najlepsze wykorzystanie tekstów, które były już przetłumaczone? W przypadku zachowania konsekwentnej struktury tekstów źródłowych (np. Word, a nie obrazy w PDF) można uzyskać znaczne oszczędności, zwłaszcza przy tłumaczeniu na wiele języków.
Jakie materiały tłumaczymy? W jaki sposób rodzaj materiałów wpływa na procesy w ramach Twojej firmy? Co jest ważniejsze: czas realizacji czy koszty? Dłuższe terminy realizacji to niższe koszty.
Jak wygląda proces tłumaczenia? W jaki sposób odnotowujesz jego zakończenie, jak gromadzisz wyniki pracy? Czy masz stały dostęp do wszystkich swoich tłumaczeń? Dobrym pomysłem jest przechowywanie tłumaczeń w jednym miejscu; jeszcze lepszym rozwiązaniem jest przechowywanie pamięci tłumaczeniowych (TM) lub dokumentów dwujęzycznych (utworzonych w programie memoQ i wyeksportowanych z niego), które odzwierciedlają tłumaczone dokumenty.

Ponowne wykorzystanie przetłumaczonej treści to najważniejszy czynnik, który powinien być uwzględniany przez osobę zarządzającą budżetem na wykonanie projektu tłumaczeniowego, ale staranne planowanie pozwala na bardzo znaczące obniżenie kosztów.

Jeżeli pracujesz w dużej firmie, w której odpowiedzialność za tłumaczenia ponosi kilka działów i więcej osób, warto pomyśleć o wspólnym wykorzystaniu dostępnych zasobów. Dobrym pomysłem jest centralizacja pamięci tłumaczeniowych, którą można osiągnąć przy użyciu memoQ server. Jeżeli z kolei chcesz mieć większą kontrolę nad pamięciami tłumaczeniowymi, a nie możesz wymóc na innych działach, by posłuchały Twojej rady i przeszły na memoQ, warto rozważyć wykorzystanie TM Repository. Zaproponowana przez Kilgray funkcja TM Repository stanowi unikatowe narzędzie ułatwiające zarządzanie tłumaczeniem, umożliwiające lepsze wykorzystanie zasobów i definiowanie przepływów pracy, także dla osób nie znających opisywanych narzędzi wspomagających. Rozwiązania proponowane przez Biuro Tłumaczeń ATT INTERWERS bazujące na oprogramowaniu memoQ stoją o poziom wyżej niż technologie typu „serwer” innych dostawców. Udostępniają najważniejsze dane poszczególnym serwerom i Klientom w ramach sieci, w której wykorzystywane są zasoby danej pamięci tłumaczeniowej.

Co zyskujesz dzięki memoQ?

  1. Wykorzystanie statystyk generowanych przez memoQ pozwala na oszacowanie, jaką część dokumentu można przygotować na podstawie dostępnych pamięci tłumaczeniowych i ile można zaoszczędzić na tym, że część ta nie będzie ponownie tłumaczona.
  2. Funkcja jednorodności dostępna na poziomie statystyk umożliwia oszacowanie powtarzalności dokumentu nawet wtedy, gdy nie dysponujemy pamięcią tłumaczeniową. Funkcja ta jest bardzo użyteczna, gdy mamy do tłumaczenia zestaw podobnych dokumentów.
  3. Udostępnienie agencji tłumaczeń lub tłumaczowi dobrze opracowanej terminologii (TB) pozwala na zwiększenie jego wydajności.
  4. Funkcja ContexTM gwarantuje, że ponowne wykorzystanie wcześniej tłumaczonej treści nie będzie miało negatywnego wpływu na jakość tłumaczenia.
  5. Narzędzie memoQ server to jedyne narzędzie wspomagające z dotychczas opracowanych, które umożliwia analizę projektu tłumaczeniowego po jego zakończeniu. Pozwala to na określenie rzeczywistej ilości tekstu wykonanego przez poszczególnych tłumaczy uczestniczących w zbiorowym projekcie. Funkcja oferowana przez memoQ to rzeczywiście branżowy model biznesowy służący do opisu projektów koordynujących pracę wielu tłumaczy. Nie korzystając z tego narzędzia, musisz wybrać: albo szybkość, albo oszczędności. Dokonanie analizy po zakończeniu projektu pozwala korzystać z obu zalet.
  6. TM Repository to przeznaczone dla firm rozwiązanie służące do zarządzania pamięciami tłumaczeniowymi. W dużych organizacjach, w których mamy do czynienia z wykonywaniem wielu lokalizacji w różnych miejscach w strukturze organizacji, TM repository stanowi wspólny mianownik stworzony w oparciu o regułę otwartych standardów i interoperacyjności. Wielkość oszczędności, jakie możesz uzyskać, zależy od typu lokalizacji, ale dzięki optymalnemu wykorzystaniu posiadanych zasobów i inteligentnemu zarządzaniu pamięciami tłumaczeniowymi może sięgać nawet 30-40%. W przypadku firm, które wydają setki tysięcy dolarów na tłumaczenia, procent ten przekłada się na niebagatelne kwoty.